SwissQR-Codes unkompliziert einlesen

Wer in der Schweiz schon mal eine Rechnung ausgestellt oder bezahlt hat, kennt die roten bzw. orangen Einzahlungsscheine. Während der rote Einzahlungsschein (ES) in der Regel von Hand ausgefüllt wird, verfügt der orange Einzahlungsschein über eine Referenznummer, die mit einem Belegleser automatisiert erfasst werden kann (OCR-B Schrift). Daher der Name ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer). Anhand der Referenznummer können die Zahlungen/Rechnungen entsprechend zugewiesen werden. Der orange ESR kommt im automatischen Zahlungsverkehr und Onlinebanking zum Einsatz. Seit Juni 2020 werden beide Einzahlungsscheine stufenweise von den neuen QR-Rechnungen abgelöst. Das Ziel ist, ein schweizweit effizienterer und vor allem einfacherer Zahlungstransfer, um die Herausforderungen der fortschreitenden Digitalisierung zu meistern.

Vor kurzem hat die Schweizer Post angekündigt, dass die herkömmlichen Einzahlungsscheine definitiv bis Herbst 2022 verschwinden werden. Umso wichtiger, sich mit der neuen Zahlungsweise zu befassen.

Die QR-Rechnung besteht ebenfalls aus einem Formular mit integriertem Empfangsschein und Zahlteil. Der Inhalt, aber auch die Gestaltung sind genau definiert. Im Zahlteil ist der quadratische SwissQR-Code inklusive Schweizer-Kreuz zu platzieren. Dieser enthält alle zahlungsrelevanten Daten, die mit einem Scanner decodiert werden können. Ausserdem müssen diese Angaben zusätzlich so abgebildet sein, dass sie mit blossem Auge lesbar sind.

Weitere wichtige Gestaltungsvorgaben sind nachfolgend aufgeführt:

• QR-Rechnung kann auch elektronisch als PDF-Datei erstellt werden
• Der Zahlteil inkl. Empfangsschein muss zwingend unten platziert werden
• Perforation zwischen Formular und Zahlteil bzw. Empfangsschein obligatorisch
• Zahlteil-Format: 148 mm x 105 mm
• Empfangsschein-Format: 62 mm x 105 mm
• Papier: weiss, 80 – 100 g/m²
• Schriftart: serifenlos Arial, Frutiger, Helvetica und Liberation Sans
• Schriftgrösse: 6 – 10 Punkt
• Die Schrift darf nicht kursiv sein oder unterstrichen werden

Die vollständigen Vorschriften finden Sie unter:
https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/ig-qr-bill-de.pdf

Ist die QR-Rechnung nach den wesentlichen Vorgaben erstellt, sollte die Verarbeitung einwandfrei gelingen. Dem Rechnungsempfänger stehen unterdessen verschiedene Zahlungskanäle zur Verfügung, um die Zahlung auszulösen, z.B. mittels:

• Mobile-Banking
• Electronic-Banking
• Papierhafter Zahlungsauftrag an Finanzinstitut
• Zahlungen am Postschalter (Filialen und Filialen mit Partner)
• Erfassung Zahlungsauftrag in eigener Infrastruktur (z.B. ERP-Software)

Was muss ich tun, um SwissQR-Rechnungen zu erstellen?

Damit Sie SwissQR-Rechnungen ausstellen können, muss Ihre Auftragserfassungs-Software den SwissQR generieren und ausdrucken können.
Klären Sie daher als erstes mit Ihrem Software-Anbieter, ob diese Funktion bereits vorhanden ist oder ob sie z.B. über ein Update eingespielt werden kann.

Ein praktischer Vorteil von SwissQR ist, dass Sie zukünftig keine vorgedruckten Papierbögen mit ESR-Teil benötigen.

Als nächstes fordern Sie Ihre persönliche QR-IBAN Nummer bei der Bank an. Informieren Sie Ihre Kunden über die künftige Abrechnung mittels SwissQR und geben Sie ihnen die neue QR-IBAN bekannt. Damit die Zahlung erfolgreich übermittelt werden kann, müssen Ihre Kunden die QR-IBAN unbedingt in den eigenen Stammdaten hinterlegen. Ansonsten kommt es zu keiner korrekten Überweisung aufgrund von fehlender Übereinstimmung.

Was muss ich tun, um SwissQR-Rechnungen zu verarbeiten?

Sobald Sie Ihre Rechnungen mittels ERP-Software erfassen und bezahlen, ist es wichtig, dass Sie für jeden Lieferanten/Dienstleister eine „neue“ Bankverbindung (QR-Rechnung) im System erfassen.

Die IBAN (International Bank Account Number) Ihres Lieferanten/Dienstleisters bleibt dieselbe. Jedoch generiert die SwissQR-Rechnung eine eigene QR-IBAN-Nummer, welche von der „normalen“ IBAN-Nummer abweicht.

Auf dem Zahlteil des Swiss-QR finden Sie zum Beispiel unter Konto/Zahlbar an:
CH44 3199 9123 0008 8901 2

Das ist eine QR-IBAN-Nummer, welche NICHT mit der „normalen“ IBAN aus dem Onlinebanking übereinstimmt.

Wenn Sie versuchen die SwissQR-Rechnung mit der üblichen IBAN zu bezahlen, wird diese Zahlung nicht ausgeführt. Sie müssen zwingend den Swiss-QR mit der entsprechenden neuen QR-IBAN erfassen.

Ihre Lieferanten/Dienstleister sind Ihnen dankbar und darauf angewiesen, dass Sie für Ihre Zahlung den SwissQR-Code nutzen, um einen automatischen Zahlungsverkehr zu gewährleisten.

Je nach Bankanbieter bzw. Wahl der Zahlung bieten sich mehrere Wege an, die SwissQR-Code Daten einzulesen. Mit dem Opticon QR-1 Scanner von ADES AG haben Sie im Handumdrehen einen Stapel QR-Rechnungen durch. Das Modell ist sehr preiswert und liest neben dem SwissQR auch alle gängigen 1D und 2D Codes. Dank seiner Leseleistung von 100 Scans pro Sekunde gehört er zu den effizienten Modellen. Für eine benutzerfreundliche Bedienung wird zusätzlich ein praktischer Tischständer geliefert, sodass mit dem Scanner auch freihändig gearbeitet werden kann.

WICHTIG: Optional ist eine individuelle Konfiguration erhältlich. Präfix, Suffix und Trennzeichen können nach Ihren Wünschen programmiert werden. Weitere Details auf Anfrage.

Benötigen Sie Hilfe die passende Hardware zu finden? Gerne helfen wir Ihnen bei der Realisierung Ihrer Projekte! Wir bieten Ihnen die Möglichkeit passende Lösungen in unserem Showroom vor Ort zu begutachten. Unsere Berater stehen Ihnen dabei gerne zur Seite. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin unter 044 835 20 60.