Digitale Mahlzeitenverwaltung für Spitex & Pflegezentren: Erfolg mit smartMeals & Colorprint 352

Die Firma Retis Gebäudemanagement AG ist seit 2007 auf Softwarelösungen für die Instandhaltungsplanung und das Aufgabenmanagement in verschiedenen Branchen spezialisiert. Eine ihrer Lösungen ist die Mahlzeitenverwaltung, die seit über 10 Jahren bei Spitex-Organisationen, in Pflegezentren sowie in reinen Mahlzeitendienstleistern erfolgreich eingesetzt wird. Dies umfasst auch die direkte Lieferung von Mahlzeiten nach Hause, was aber auch so einige Herausforderungen mit sich bringt.

Die Herausforderung – Komplexe Mahlzeitenverwaltung effizient gestalten

Bestellprozesse bei Spitex-Organisationen und Pflegezentren

Tägliche Änderungen von Bestellungen stellen für Mahlzeitendienstleister, Alterszentren und Spitex-Organisationen eine große Herausforderung dar. Bestellungen müssen schnell, fehlerfrei und korrekt verarbeitet werden – von der Küche bis zur Auslieferung.

Fehleranfälligkeit und hoher Verwaltungsaufwand

Telefonische Absprachen und Excel-Listen führen oft zu Missverständnissen. Falsche Mahlzeiten, fehlende Optionen oder verspätete Lieferungen sind die Folge. Auch die Abrechnung am Monatsende ist zeitintensiv und fehleranfällig.

Der Bestellvorgang der Mahlzeitendienstleistern und Pflegeinstitutionen gegenüber der Produktion stellt eine wesentliche Herausforderung dar. Die täglichen Änderungen der Bestellungen müssen schnell, fehlerfrei und korrekt verarbeitet werden, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Zudem müssen die Abrechnungen am Ende des Monats sowohl für die Endkunden als auch für die Fahrer präzise und zeitgerecht erfolgen.

Die Lösung: smartMeals und Colorprint 352

Um diese Herausforderungen zu meistern, hat die RETIS Gebäudemanagement GmbH smartMeals mit der ADES Etikettierlösung Colorprint 352 kombiniert. Diese integrierte Gesamtlösung bietet zahlreiche Vorteile:

• Farbig bedruckte Rüstkarten: Alle relevanten Informationen wie Produkte, Zutaten, Stückzahl und Portionsgrössen, spezielle Wünsche und Lieferzeiten werden mit dem Colorprint 352 in Form einer Rüstkarte ausgelöst und gedruckt. Im Office wird das gewünschte Frühstück bereitgestellt.
• Handy- & Tablet-basierte Bestellaufnahme: Die Auswahl der Produkte, Zutaten, Stückzahl etc. sind auf einen Blick erkennbar und auf dem Handy erstellt.
• Benutzerfreundliche App: Die smartMeals App ermöglicht es allen Beteiligten – Lieferanten, Produzenten und Kunden – simultan auf die benötigten Informationen zuzugreifen, Bestellungen zu überwachen und flexibel zu planen.
• Bestell- und Portionsverwaltung: Lieferanten können verschiedene Portionsgrössen und Kostformen definieren und Preise festlegen. Produzenten können diese Informationen nutzen, um die Mahlzeiten effizient vorzubereiten.
• Vorbestellungszeiträume: Flexible Vorbestellungszeiträume ermöglichen eine rechtzeitige Vorbereitung und bessere Planung.
• Detaillierte Abrechnungen: Monatliche Rechnungen und Produktionsübersichten erleichtern die korrekte Abrechnung und sorgen für Transparenz.
• Integration mit Navigationssystem: Fahrer profitieren von optimierten Routen, was die Zustellung effizienter gestaltet.
  

Ein Anwendungsbeispiel

In einem Alterszentrum, das sowohl für Bewohner als auch externe Kunden Mahlzeiten zubereitet und ausliefert, erleichtert smartMeals in Kombination mit Colorprint 352 die Organisation erheblich. Die Küchenmitarbeiter sehen alle wichtigen Details wie Zutaten und spezielle Wünsche auf einen Blick. Bestellungen werden direkt am Bett der Bewohner aufgenommen und an die Küche weitergeleitet. Die App ermöglicht eine nahtlose Koordination aller Beteiligten. Externe Kunden können ihre Mahlzeiten bequem auswählen, und die Vorbestellungszeiträume bieten der Küche ausreichend Zeit zur Vorbereitung. Die Integration des Navigationssystems hilft den Fahrern, effiziente Lieferwege zu finden. Dies erhöht die Zufriedenheit und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Implementierung des Etikettendruckers

Nach der Bestellung der smartMeals Software kann der Etikettendrucker Colorprint 352 einfach per Fernwartung installiert werden. Ein ADES-Techniker übernimmt die Einrichtung und erstellt die ersten Layouts, sodass die Küche sofort von den neuen Funktionen profitieren kann. Nutzen und Ergebnisse Die Kombination von smartMeals und Colorprint 352 bietet zahlreiche Vorteile:

• Effiziente Erfassung und Dokumentation: Die Bestellungen werden einfach und strukturiert erfasst, was die Fakturierung erleichtert, und die Effizienz steigert.
• Reduzierte Fehlerquote: Farbige Rüstkarten minimieren Fehler durch klare und präzise Informationen.
• Flexible Drucklösungen: Küche und Fahrer haben stets Zugriff auf anpassbare Rüstkarten.
• Moderne digitale Organisation: Der Verwaltungsaufwand wird durch den Wechsel von Excel-Listen und telefonischen Absprachen zu einer digitalen Lösung erheblich reduziert.

Zufriedenheit und Ausblick

Der Geschäftsführer der RETIS Gebäudemanagement GmbH äussert sich begeistert:

Mit smartMeals und dem Colorprint 352 hat RETIS eine moderne Lösung entwickelt, die die Mahlzeitenverwaltung optimiert und den Alltag in Küchen und bei Mahlzeitendienstleistern erheblich erleichtert.

Tipps für Interessenten

Frühzeitige Implementierung planen: Um den vollen Nutzen aus smartMeals und dem Colorprint 352 zu ziehen, empfiehlt es sich, die Implementierung sorgfältig zu planen und genügend Zeit für die Einrichtung und Schulung des Personals einzuplanen.

Fehlervermeidung durch klare Prozesse: Nutzen Sie die Möglichkeit, farbige Rüstkarten und mobile Bestellaufnahmen zu integrieren, um die Fehlerquote zu minimieren und die Effizienz in Ihrer Mahlzeitenverwaltung deutlich zu steigern.

Langfristige Effizienz sichern: Denken Sie an die kontinuierliche Anpassung und Optimierung Ihrer Prozesse, um langfristig von den Vorteilen dieser modernen Lösung zu profitieren. Der Wechsel zu einer digitalen Organisation kann den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und die Zufriedenheit sowohl bei Mitarbeitern als auch Kunden erhöhen.

Optimieren Sie Ihre Mahlzeitenverwaltung noch heute! Setzen Sie auf smartMeals und Colorprint 352, um Ihre Prozesse zu verbessern, Fehler zu reduzieren und die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Beratung!