Besuchermanagement SmartWelcome

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Ihr digitales Besucherbuch

Die ades SmartWelcome Lösung ist ein Besuchermanagement Komplett-Set für die professionelle Erfassung, Begrüssung, Organisation und Identifikation von Besuchern sowie Fremddienstleistern in allen Unternehmen. Überzeugen Sie sich von dieser innovativen Besucherregistrierung, ihrem einfachen Workflow, den umfangreichen Funktionen sowie der benutzerfreundlichen Bedienung.

Ein guter Empfang macht nicht nur Eindruck bei Ihren Besuchern, sondern gibt Ihnen Sicherheit und Kontrolle. Umso wichtiger, dass alle Prozesse vor und hinter den Kulissen funktionieren und nahtlos ineinander übergreifen.

Die SmartWelcome Lösung ist DSGVO-konform und mehrsprachig. Mit den folgenden drei Applikationen deckt das System die Anforderungen aller Nutzer optimal ab, vom IT-Administrator bis zum Empfangspersonal:

Registrierung und Verwaltung

moderne Bildschirmbegrüssung

prakt. Datenbank-Konfiguration

Ihre Vorteile auf einen Blick

Besuchermanagement mit Zutrittskontrolle
Schnelles An- und Abmelden von Besuchern
Einmalige Besuche und Dauerbesucher
Vorbereiten von Besuchen
Erstellen von Ausweisen und Papieren
Mehrmandantenfähig
Gemischter Betrieb in untersch. Zeitzonen

Fotoaufnahme und Logo-Einbindung
Individualisierbare Checklisten für Besuche
Sicherheitsunterweisungen protokollieren
Rechtssichere Erfassung von digitalen Unterschriften
DSGVO-konform löschen/pseudonymisieren
Einsatzbereit innerhalb eines Arbeitstages

Anpassung ans Corporate Design
Bildschirmbegrüssung
Ausdrucken von Notfalllisten
Datenauswertung und Report-Erstellung
Import- und Export-Schnittstellen
Erhältlich in Deutsch und Englisch

Komplettes Set für Besuchermanagement — Besucherausweise drucken, Firmenbesucher verwalten

Sichern Sie sich einen unbeschwerten
Start mit unseren praktischen
On-Site und Remote Installations-Paketen.

Komplettes Besuchermanagement System

Mit dem Colorprint 359 SmartWelcome Besuchermanagement Set erfassen, drucken und verwalten Sie Ihre eigenen firmeninternen Besucherausweise, Reports, Notfalllisten usw. Das komplett anschlussfertige Set wird mit folgenden Komponenten geliefert:

Farbetikettendrucker Colorprint 359 inkl. Patronen
500 Besucherausweise (Art.-Nr. 041349) und die
SmartWelcome Software als Einzelplatzlizenz (Art.-Nr. 060600)

Die Software ist geeignet für Windows 7, 8, 8.1 und 10. Damit erhalten Sie umfangreiche Funktionen im Rahmen eines zeitgemässen DSGVO-konformen Besucher- und Sicherheitsmanagements.

Sie haben die Möglichkeit der Organisation und Anwesenheitsdokumentation von Besuchern und Fremddienstleistern mit Echtzeitübersichten und Besucherausweisen. Ausserdem kann problemlos eine Auswertung sämtlicher Besuche individuell konfiguriert und exportiert werden. Nebst diesen tollen Features ermöglicht Ihnen die mitgelieferte Sofware eine vollautomatische Begrüssung Ihrer Besucher beim Check-In, individuell angepasst an Ihr persönliches Wunsch-Design.

Mit diesem Besuchermanagement Set von ades haben Sie die Verwaltung und Produktion, von der Gestaltung bis hin zum Druck, selber im Griff. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

Erhöhung der Unternehmenssicherheit
Schneller Überblick über Ihre Besucher
Reporting auf Knopfdruck
Persönliche Begrüssung mit Anrede, Foto oder Video
Konform nach den Richtlinien der europäischen Kommission
Druck qualitativ hochwertiger Besucherausweise

Schauen Sie sich das komplette Besucherverwaltungs-System in unserem Showroom an, wir helfen Ihnen die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden oder rufen Sie uns für eine Beratung an Tel. 044 835 20 60

Komplettes Drucker-Set für Besucherausweise

Colorprint 359 SmartWelcome Besucher Management Set

Set beinhaltet: Drucker, Ausweise und intelligente Software

Art.-Nr. 030254CP9

Fr. 2'495.–

(exkl. MwSt., vRG, Versand)

Sicherheitsmanagement

Kennzeichnung verspäteter oder überfälliger Besucher durch Signalsymbole und Echtzeitreporting
Unterscheidung von Besuchern und Mitarbeitern durch den Einsatz von Besucherausweisen
Zusätzliche Sicherheit durch digitale Unterschrift und visuelle Identifikation mittels Foto
Überblick im Notfall: Liste aller anwesenden Besucher auf Knopfdruck anzeigen oder ausdrucken
Einhalten der Sicherheitsbestimmungen mittels standardisierter Besucherpapiere und Laufzettel
Permanente Besucherkontrolle aufgrund des erforderlichen Registrierungsprozesses
Überprüfung von Besuchern anhand von Checklisten (z.B. ausgegebene Gegenstände, regelmässige Sicherheitsunterweisungen etc.)
Zutrittsverbot: Identifizierung von unerwünschten Besuchern
Revisionssicherheit: Besuchsdaten sind nachträglich nicht veränderbar
Datensicherheit:
- Digitale Unterschriften werden in der Datenbank einschliesslich des biometrischen Datensatzes gespeichert und mit einem vom Benutzer generierten Hash verschlüsselt. Alle Modifikationen werden erkannt
- Mediendateien werden in der Datenbank mit einem vom Benutzer generierten Hash gespeichert. Alle Modifikationen werden erkannt
- Mediendateien (Fotos, Logos) werden auf Desktop-Arbeitsstationen in einem verschlüsselten Dateicache zwischengespeichert
Konformität:

Besuchermanagement

Schnelle An- und Abmeldung:
- Vorbereiten von Besucherdaten und -papieren im Vorhinein
- Besuche überprüfen und mit digitaler Unterschrift bestätigen anhand von anpassbaren Checklisten
- Einsatz eines Barcode-Scanners
- Einsatz eines Unterschriften-Pads (WACOM, Signotec)
- Nutzung des Quick-Check-In-Modus (Schnellanmeldung Tutorial)
- Zugriff auf Besucher- und Mitarbeiterdaten aus der zentralen Datenbank
- 1-Click Check-In und Check-Out
- Fotoaufnahme mittels Webcam (inkl. automatisches Zuschneiden des Bildausschnitts)
Intuitive Bedienführung (geführte Prozesse Tutorial)
Zugriff auf zentral hinterlegte Mediendaten
CTI / TAPI Unterstützung: Telefonverbindungen können direkt aus der Anwendung heraus hergestellt werden
Kontrollierter unternehmens- und abteilungsübergreifender Datenzugriff durch flexible Rollen-/ Rechtekonfiguration
Effiziente Arbeitsteilung durch Mehrbenutzerfähigkeit
Datenexport von Besucher- und Firmenstammdaten in XML, JSON und PDF via Benutzeroberfläche oder automatisierbar per MS-DOS Kommandozeilenaufruf
Export von Fotos und Logos

Corporate Design

Legen Sie innerhalb weniger Minuten das Design der Besucherdokumente fest, ganz ohne Programmier- oder Gestaltungskenntnisse
Grundlegendes Design der Besucherausweise und -scheine:
- Nutzung von mitgelieferten oder Import von individuellen Templates
- Anpassung mitgelieferter Templates
- Einbindung von Logos, Farben und Fonts
- Optionales Drucken von Barcodes (Besuch-Nr.)
- Verwendung von mitgelieferten Papierformaten und -typen
Individuelle Gestaltung:
- Definition von eigenen Papierformaten und -typen
- Erstellung von individuellen Templates durch XML-basierten Syntax
- Platzhalter-Bibliothek für verschiedene Informationseinheiten
Mediadaten können einfach im- und exportiert werden

Druckmanagement

Besucherdaten werden strukturiert im System hinterlegt und bleiben vertraulich, zur Einhaltung der Bestimmungen gemäss Datenschutzgesetz
Wegfall von handgeschriebenen oder improvisierten Besucherausweisen und Besucherpapieren, auch bei unerwarteten Besuchen ist eine schnelle und professionelle Abwicklung garantiert
Das umfangreiche Druckmanagement garantiert einen reibungslosen Ablauf:
- Ausdruck zeitlich unabhängig von dem Besuchstermin
- Ausdruck wahlweise über Windows®-Standarddrucker oder Spezialhardware
- Auswahl von Templates oder Definition von individuellen Papierformaten, Duplex- und Mehrseitendruck sowie Druck von Schnittmarken möglich
- Wahlweise auf DIN-Papier, Spezialpapier oder handelsübliche Etiketten (Einzelanwahl von Etikettenfelder möglich)
- Mitgelieferte Unterstützung für Durable 142702, 142802, 142902, 145102, 145302, 145402, 145502, 145602, 145702, 146202 sowie Avery Zweckform C32024, C32026
- WYSIWYG 1:1-Druckvorschau

Bildschirmbegrüssung

Erfolgt vollautomatisch nach Check-In
Unterschiedliche Begrüssungszeitfenster (z.B. 15 Minuten nach Check-In)
Besucher werden optional nur an bestimmten Zugängen begrüsst
Individuelles Design:
- Vielseitige Präsentationsformen wie z.B. Einzelbegrüssung von Besuchern und tabellarische Begrüßung mehrerer Besucher gleichzeitig
- Einbindung von Logos, Farben, Fonts und Videos
- Anzeige von beliebigen Hintergrundbildern
  (12 frei verfügbare zum Download als Add-On)
- Anzeige von einem oder von mehreren Besuchern
- Optionale Foto-Anzeige
- Verwendung von Effekten wie Überblendungen und Zoomfahrten
- Anpassung an Ihr Corporate Design
Drehen der Projektionsfläche in 90°-Schritten möglich
Flüssige Animation ohne Ruckeln durch Desktop-Technik
Anzeige von Diashows oder Videos im Hintergrund und im Leerlaufbetrieb
Leerlaufbetrieb auch bei Netzwerkausfall möglich
Software Development Kit (SDK) für .NET 4/WPF/C# zur individuellen Programmierung von kundenspezifischen Projektoren auf Anfrage verfügbar

System-Integration

Installation in wenigen Minuten (Tutorial)
Mehrplatzfähig
Es ist keine Internetverbindung für den Betrieb der Client-Software notwendig, vistrax ist keine "Software As a Service"-Lösung in der Cloud
Eine vorhandene Microsoft SQL Server Datenbank kann genutzt werden
vistrax-Datenbanken können mit der mitgelieferten Software vistraxAdmin installiert, verwaltet und migriert werden
Einsatz an versch. Standorten mit unterschiedlichen Zeitzonen möglich durch Zeitzonen-neutrale Datenhaltung (UTC-0)
Reduzierte Netzwerklast durch intelligentes Zwischenspeichern (Caching) von Mediadaten
Active Directory Service / LDAP Unterstützung
Programmierung von kundenspezifischen Erweiterungen auf Anfrage

Standards und Richtlinien

Mit SmartWelcome ist Ihr Empfangsbereich bestens ausgestattet und bedient die vorgegebenen nationalen und internationalen Richtlinien für AEO/ZWB (Authorized Economic Operators/Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte) sowie die Vorgaben der FDA (U.S. Food an Drug Administration), der IFS (International Featured Standards) und der ISO (Internationale Organisation für Normung):

✔︎ Datenschutz-Grundverordnung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden. Sie regelt inbesondere das Löschen und Pseudonymisieren von personenbezogenen Daten innerhalb der EU und EEA.

✔︎ SO/IEC 27001

Die aktuelle Version dieser Norm wurde im März 2017 veröffentlicht. Um das informationsverarbeitende Eigentum vor physischen Bedrohungen zu schützen, beschreibt die Norm den gesonderten Umgang mit Besuchern und die Speicherung von Besuchszeiten.

✔︎ Bundesamt für Verfassungsschutz

Laut dem Bundesamt für Verfassungsschutz ist ein effektives Besuchermanagement von elementarer Bedeutung, um das Know-How und die Sicherheit eines Unternehmens zu schützen. Empfohlen werden ausdrücklich die Registrierung aller unternehmensfremden Personen und das Tragen von Besucherausweisen.

✔︎ Richtlinien der Europäischen Kommission

Die Richtlinien der AEO sind im März 2016 in Kraft getreten. Die Europäische Kommission definiert in diesem umfangreichen Dokument die genaue Handhabung von firmenfremden Personen und die Verwendung von Besucherausweisen.

✔︎ Richtlinien der FDA

Die U.S. Behörde für Lebens- und Arzneimittel setzt strenge Richtlinien für den Umgang mit Besuchern an. Entscheidend ist dabei nicht nur die Identitätsprüfung von Besuchern, sondern auch der Check-In-Vorgang an der Rezeption.

✔︎ IFS Food Zertifikation V6.1

Seit 2014 ist die Version 6 für die Zertifizierung im Rahmen der IFS zwingend vorgeschrieben. Um eine Manipulation von Lebensmitteln zu verhindern, wird der Umgang mit Besuchern in Kapitel 6.3.1 genau definiert.

SmartWelcome Workflow Beispiele

WYSIWYG-Druckvorschau: Kontrollieren Sie die Richtigkeit aller Angaben vor dem Druck eines Besucherausweises oder eines Besucherscheins. Fotos, Logos und Barcodes werden automatisch integriert.

Fotoaufnahme: Integrieren Sie per Webcam oder Digitalkamera ein Foto des Besuchers (automatisches Zuschneiden des Bildausschnitts via Gesichtserkennung und nachträgliche Bildbearbeitung inklusive).

Alles im Blick: Die anwesenden und vorbereiteten Besucher werden tabellarisch aufgelistet. Die Listen lassen sich konfigurieren (sichtbare Spalten) und können jederzeit exportiert oder ausdruckt werden.

Besucherausweise bzw. Besucheretiketten in diversen Formaten

Besucherausweis Formate

Grösse (BxH)	Farbe	Klebstoff	Etik./Rolle	Material	Kern	Bemerkungen	Art.-Nr.
2 x 96.5 x 134 mm	Weiss	Permanent	500 / Box	Kartonpapier	–	gelocht, reissfest, beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	041346
2 x 54 x 86 mm	Weiss	Permanent	500	Kartonpapier	–	gelocht, reissfest, beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	041347
2 x 54 x 86 mm	Weiss	Permanent	500 / Box	Kartonpapier	–	beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	041348
2 x 102 x 82 mm	Weiss	Permanent	500 / Box	Kartonpapier	–	gelocht, beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	041349
2 x 96.5 x 134 mm	Weiss	Permanent	500 / Box	Kartonpapier	–	gelocht, beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	BESUCH-L-L
2 x 96.5 x 82 mm	Weiss	Permanent	500 / Box	Kartonpapier	–	gelocht, beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	BESUCH-M-L
2 x 96.5 x 82 mm	Weiss	Permanent	500 / Box	Kartonpapier	–	gelocht, reissfest, beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	BESUCH-M-LR
2 x 54 x 86 mm	Weiss	Permanent	500 / Box	Kartonpapier	–	gelocht, beidseitig bedruckbar, z-gefaltet	BESUCH-S-L
54 x 85.6 mm	Weiss	Ohne	1'000 / Box	Kartonpapier	–	z-gefaltet mit Perforation, Blackmark auf RS	041350
85 mm x 31 lfm	Weiss	Ohne	Endlos-Rolle	Kartonpapier	ø 25 mm	Besucherausweis/Namensschild einseitig	NAM01
86 x 57.15 mm	Weiss	Ohne	380	Kartonpapier	ø 25 mm	Besucherausweis/Namensschild beidseitig	NAM03
102 x 152 mm	Weiss	Ohne	1'000 / Box	Kartonpapier	–	Karte DIN A6, z-gefaltet mit Perforation	BESUCH-A6